Grundlagen für die Depot- und Archivplaung

Wir beraten Museen, Sammlungen und Archive jeder Grösse von der Strategieplanung über die Bedürfnisabklärung bis zur Planung, Umsetzung und Inbetriebnahme eines Depots. Unsere Erfahrung beruht auf der Planung von über 100'000m² Depotfläche in den vergangenen 20 Jahren. Die Depots vom Einraumdepot bis zum Sammlungszentrum beherbergen insgesamt mehrere Millionen Objekte.

Depots sind einerseits funktionale Bauten zur Aufbewahrung von Sammlungsbeständen, andererseits sind sie zunehmend auch Imageträger für die betroffenen Institutionen. In Depots werden die kostbaren aber grösstenteils nicht ausgestellten Sammlungsbestände aufbewahrt. Langfristig sind sie daher auch wichtig für die Wahrnehmung von Museen und Archiven in der Öffentlichkeit. Im Gegenzug fragen Öffentlichkeit und Politik zunehmend auch nach der Sinnhaftigkeit von Depotprojekten und verlangen überzeugende Begründungen von Seiten der Nutzer/Betreiber. Belastbare Grundlagen und Strategien bei der Planung von Depots werden daher immer wichtiger.

München, Zentraldepot der Museen der Stadt München (Architekten: Schmidt-Schicketanz und Partner, München 2009-2011)

10 Gründe die für eine Verbesserung/Veränderung der Depotsituation sprechen

1. prekäre Platzverhältnisse durch Sammlungszuwachs
2. schlecht genutzte Flächen, veraltetet Lagertechnik
3. Räume werden intern/extern anderweitig benötigt (z.B. Ausstellungserweiterung, Kündigung des Mietverhältnisses)
4. betrieblich ungünstige Lage (mehrere dezentrale Standorte, schlechte Erschliessung)
5. zu teure Mietobjekte in innerstädtischer Lage (hohe finanzielle Belastung)
6. zu hoher Energieverbrauch bzw. hohe Energiekosten
7. ungünstiger Standort (Gefährdung durch Naturgefahren, Grundwasser, Feuchtigkeit)
8. veraltete, z.T. sanierungsbedürftige Räumlichkeiten (z.B. Fenster oder Dach)
9. veraltete oder marode technische Infrastruktur (mangelnder Brandschutz, veraltete hautechnische Installationen, mangelnde Sicherheit)
10. Probleme mit Schädlingsbefall

Es besteht dringender Handlungsbedarf aus konservatorischen, betrieblichen und/oder betriebswirtschaftlichen Gründen Siehe auch unser Risiko-Schema, das die potentiellen Risiken zeigt, welchen Kultugut in einem Depot unterliegen.

Vier grundlegende Aspekte für den Depotplanungsprozess

1. Erstellen verlässlicher Mengengerüste der vorhandenen Objektbestände (Menge, aktueller Platzbedarf, Auslastung der jetzigen Lagerung, optimale Lagerart und Lagergegebenheiten). Dazu verwenden wir die von uns im Verlaufe der vergangenen 15 Jahren entwickelte Software StorageScan 18.x, mit der Möglichkeit der Datenübernahme aus den verschiedensten Softwarelösungen und des Datenexports z.B. in eine Excel-Tabelle. Mit diesem Hilfsmittel sind wir in der Lage komplexe bestehende Depotsituationen in kürzester Zeit zu erfassen und die Daten in unterschieldichster Form für die folgenden Planungsprozesse aufzubereiten.

2. Festlegung, wo Lagerverbesserungen (Optimierungen) umgesetzt werden können und u.U. andere/neue Lagertechniken eingesetzt werden sollen

3. Ermitteln des Reservebedarfs in den verschiedenen Objektgruppen für die nächsten 10, 20 und 30 Jahre

4. Ermitteln der für die einzelnen Objekt- bzw. Materialtypen erforderlichen Lagerbedingungen bezüglich:

    Licht
    Klima (Temperatur und relative Feuchte)
    Luftqualität (Luftalter, Filterung fester und gasförmiger Stoffe)
    Erschütterung/Vibration
    (Für den späteren Umzug sind auch noch weitere Parameter von Bedeutung)

Anforderungen

Ausgehend von den erhobenen Grundlagen können die Anforderungen an ein künftiges Depot und dessen Einrichtung festgelegt werden:

objektbezogene Parameter

• Lagerart (fix oder verschiebbar)
• Lagertyp (Fachbodenregal, Weitspannregal/Palettenregal, GKragarmregal, Schrank, Schublade, Rollregal, Gitterauszugswände, etc.
• Lagergebinde (Stapelbehälter, Schachtel, Palette, Mappe, Grafikbox etc.)
• Aktueller Platzbedarf und Platzreserven für zukünftigen Zuwachs oder Sammlungsausbau
• Segmentierung des Depots (Aufteilung in Bereiche)
• Klimatische Bedingungen (Temperatur, Luftfechte)
• Luftaustausch (ggf. in Abhängigkeit von Objektkontamination) und Luftqualität (Filterung)
• Materialwahl für Bau, Aussattung, Gebinde etc.
• Staubschutz (geschlossene Gestelle, Laden, Schränke, etc.)
• Anforderungen an die Lichtplanung
• Erschütterung

ortsbezogene Parameter

• Konzeption der Schädlingsprävention (IPM) (Vorbeugen, Überwachen, Bekämpfen)
• sinnvolle betriebliche Abläufe (Objektfluss)
• manuelle oder elektronische Objektbewirtschaftung (Datenbank, QR-Code/Strich-Code)
• Hilfsmittel (Rolltische, Hubwagen, Bilderwagen, Podestleitern, Deichselstapler/Gabelstapler)
• Verkehrswege in Abhängigkeit der eingesetzten Einrichtungen und Hilfsmittel
• Infrastrukturerfordernisse (Anlieferung, Quarantäne, Arbeitsräume, Büro, etc.)
• Brandmelde- und Brandschutzanlage
• Sicherheit (Einbruchschutz) und Safety (Sicherheit der Mitarbeiter)
• Klimaüberwachung, Klimaufzeichnung, Klimaauswertung
• Wirtschaftlichkeit und langfristige Tragbarkeit für den Nutzer
• Terminplanung Inbetriebnahme und Umzugslogistik
• Notfallplanung
  
  Je nach vorhandenen Objekten, örtlichen Gegebenheiten und vorhandenen Ressourcen sind die Prioritäten zu setzen. In den seltensten Fällen wird sich eine Maximallösung verwirklichen lassen. Anzustreben ist eine ausgewogne für die Sammlung und das sie betreuene Personal vertretbare Lösung, welche sich mit den zur Verfügung stehenden Investitionsmitteln finanzieren und mit den vorhandenen Betriebsmittel betreiben lässt.
  
  Nicht zuletzt hat sich in jüngster Zeit auch gezeigt, dass eine ansprechende Architektur für ein Depot von Bedeutung ist, da Depots zunehmend auch Imageträger der Institutionen bzw. von deren Trägerschaft sind.
  
  

Lagertechnik

Wir erstellen die Grundlagen für die Beschaffung geeigneter Lagertechnik für Museen und Archive (Regale, Verschieberegale, Palettenregale, Kragarmregale, Gitterzugwände, Schubladen, Fahnenschubladen, Spezialaufhängungen etc.). Dabei bieten wir die gesamte Dienstleistung von der Erhebung des Bedarfs, Aufstellung der Nutzeranforderungen, über die Erstellung der technischen Pflichtenhefte, die WTO-Ausschreibung und Angebotsprüfung bis zur Begleitung der Umsetzung durch die Lieferfirmen und die technischen Abnahme für den Bauherren.

Grundsatz unserer Planungsarbeit ist die Unabhängigkeit von jeglichen Produzenten und Anbietern (Beauftagung durch den Bauherren/Nutzer). Wir haben Projekte mit den verschiedensten führenden Anbietern für Museumslagertechnik umgesetzt. Unsere Ziel sind einfache Prozesse bei der Ausschreibung und eine faire Vergabe ohne den bürokratischen Aufwand ins Unermessliche zu treiben.

IST-Zustandserfassung und Masterplanung

Wir erstellen (vorzugsweise in frühen Planungsphasen) strukturierte IST-Zustandserfassungen vorhandener Liegenschaften und Räumlichkeiten, um die sie bzgl. ihrer Nutzung und ihres Optimierungspotentials objektiv bewerten zu können. Dazu verwenden wir die von uns entwickelte, skalierbare Software DepotScan.

In Masterplanungen zeigen wir die Möglichkeiten auf, die Depotsituation in Museen und Museumsgruppen zu entflechten, zu optimieren sowie funktional, betrieblich, technisch und konservatorisch zu verbessern sowie auf den heutigen Stand der Technik zu bringen. Dabei steht nebst der Erhaltung des Kulturguts der Aspekt der Wirtschaftlichkeit (geringe Betriebskosten) und Nachhaltigkeit (geringer Energie- und Ressourcenverbrauch) im Zentrum unser Arbeit.

Raumbeurteilungen mit DepotScan 18.x

Im Rahmen der Evaluation der aktuellen Depotsituation oder von möglichen Standorten sind die Räume bzgl. verschiedener Kriterien wie baulicher Zustand, Erschliessung, Klima, Sicherheit, Lagertechnik, Risiken etc. zu beurteilen. Zu diesem Zweck haben wir das Bewertungssystem DepotScan 18.x entwickelt, das eine effiziente, individuell auf die Nutzerbedürfnisse abgestimmte Beurteilung einzenere Räume ermöglicht. Jeder Raum wir nach 21 gewichteten Kriterien erfasst und bewertet.

Siehe auch Bildstrecke mit Depotbauten
Siehe auch Bildstrecke mit Lagertechnik
Siehe auch herunterladbare Texte und Referate zum Thema im Downloadbereich!

Für weitere Informationen wenden Sie sich an Joachim Huber oder Karin von Lerber. © 2017 Prevart GmbH -Konzepte für die Kulturgütererhaltung - Museumsplaner Oberseenerstrasse 93, CH-8405 Winterthur Website: www.prevart.ch, e-mail: siehe Kontakt, Telefon: +41 52 233 12 54