Erhebung eines Mengengerüsts für die Depotplanung

1. Einleitung

Unter dem Begriff „Mengengerüst“ versteht man die Zusammenstellung von Daten, welche für die Planung der lagertechnischen Einrichtung in einem Museumsdepot oder Archiv erforderlich sind. Ein Mengengerüst umfasst unter anderem quantitative Angaben zum Ist-Zustand der vorhandenen Lagertechnik, zu deren Auslastung sowie zur gewünschten zukünftigen Lagertechnik. Die Erfassung der Daten ist vielschichtig, erfordert gute Kenntnisse wie bestimmte Objektgruppen angemessen gelagert werden sowie der einsetzbaren Lagertechnik.

Meistens werden dazu heute Datenbanken eingesetzt, wobei die Daten aus anderen Systemen wie z. B. aus Exceltabellen oder Museumsdatenbanken importiert und in vielfältiger Weise ausgewertet werden können. Vielfach ist die (Neu-)Erfassung vor Ort jedoch einfacher als die Aufbereitung vorhandener Daten, da letztere selten in der gewünschten Detaillierung oder Darstellung vorliegen. Dabei spielt der Platz- bzw. Volumenbedarf eines Objekts die wichtigere Rolle als die eigentlichen Objektmasse. Bei genügender Erfahrung ist es oft einfacher, die vorgefundene Lagertechnik mit all ihren Unzulänglichkeiten zu erfassen und zu bewerten, als von häufig unvollständigen Objektdaten in Inventaren und bestehenden Datenbanken auszugehen. Z.B. wurden bei Gemälden in der Vergangenheit oft nur die Bildmaße, nicht aber die für den Platzbedarf relevanten Rahmenmaße erfasst. Häufige Fehler sind die Erfassung von verschiedenen Daten in einem Feld, die manuelle Eingabe von Massangaben wie m oder cm in ein Zahlenfeld sowie ergänzende Angaben wie „von ... bis“, „ca.“. Diese Angaben müssen meistens von Hand mühsam aufgeteilt werden, damit man damit auch rechnen kann.  

Eingabemaske der Datenbank StorageScan 24.14 (Eigenentwicklung Prevart)

Aus oben stehendem Bildbeispiel mit Objekten unterschiedlichster Höhe auf einem Fachboden wird ersichtlich, dass Objektmasse oft keine geeignete Grösse für die Definition des Platzbedarfs (Volumen) für die Einlagerung darstellen.

Die hier vorgestellte Methode gründet auf den Erfahrungen bei der Planung von mittleren und grossen Museumsdepots in den vergangenen 15 Jahren u.a. in Zürich (Affoltern am Albis), Basel, Bern, München, Wien, Berlin, Nürnberg, Innsbruck, Salzburg und Potsdam. Die Datenbank StorageScan wurde fortlaufend weiterentwickelt und den steigenden Anforderungen angepasst. Mit diesem Hilfsmittel sind wir in der Lage komplexe bestehende Depotsituationen in kürzester Zeit zu erfassen und die Daten in unterschieldichster Form für die folgenden Planungsprozesse aufzubereiten. In den meisten Fällen ist eine Neuerfassung der bestehenden Depots effizienter und deutlich günstiger als die Aufbereitung von bestehenden, unvollständigen oder veralteten Daten.

Die Daten in einem Mengengerüst werden in erster Linie für die Planung der zukünftigen Depots mit der dazugehörigen Lager-, Klima- und Sicherheitstechnik erfasst. Sie dienen jedoch auch als Gundlage für das Leistungsverzechnis einer Ausschreibung wie auch als Anhaltspunkt (Volumen) für die Planung und Umsetzung von Verpackung, Transport und Einlagerung der Sammlungsbestände.

2. Datenerhebung

Die in einem Mengengerüst erhobenen und verarbeiteten Daten umfassen mehrere Aspekte. Dabei werden die aktuelle und die angestrebte zukünftige Situation stets strikt voneinander unterschieden. Der Sinn davon ist es, die vorgefundene Ausgangslage zu jedem Zeitpunkt rekonstruieren zu können. Alle verarbeitenden Schritte im Verlaufe der Erhebung eines Mengengerüsts erfolgen daher unabhängig von den vor Ort erhobenen Originaldaten, die auf jeden Fall erhalten bleiben. Alle lagertechnischen Begriffe/Bezeichnungen sind als Standardwortschatz hinterlegt und ermöglichen später die systematische Auswertung.

Die folgenden Erläuterungen gründen auf der Mengengerüstsoftware StorageScan 17.01, einer auf der Datenbank Filemaker basierenden Anwendung, die von uns zur Erfassung von Mengengerüsten entwickelt wurde. In sie floss die Erfahrung aus der Beplanung von weit über 100’000m2 Depotflächen für Museen und Archive der letzten 15 Jahre ein.

2.1 Aktuelle Situation (= Originaldaten)

Bei einer Erfassung etrhobene Daten:

• Abteilung und Sammlungsbereich sowie gegebenenfalls Teilbereich und weitere Unterteilungen der Sammlung

• Derzeitiger Standort der erfassten Lagertechnik (hier in zwei Stufen möglich)

• Art, Typ und Ausstattung der derzeit vorhandene Lagertechnik

  • Lagerart = fixe oder verschiebbare Einrichtungen

  • Lagertyp = z.B. Fachbodenregal, Weitspannregal, Kragarmregal, Freiaufstellung, Gitter etc.

  • Lagerausstattung = Ausstattung innerhalb des Lagertyps wie Schubladen, Auszüge, Kleiderstangen etc.

• Lagergebinde (unabhängig von der Lagertechnik z.B. Laden, Stapelbehälter, Paletten, Bügel, Kostümschachtel, Mappen etc.) – dieser Aspekt ist optional

• Masse der derzeit vorhandenen Lagertechnik (z.B. Fach oder Gitter) ohne jede Veränderung. Alternativ dazu kann auch die Objektgröße erfasst werden.

• Aktuelle Auslastung der vorhandenen Lagertechnik (V). Wie müsste das Lagergut in Zukunft gelagert werden, damit es bei gleicher Lagertechnik angemessen = konservatorisch korrekt gelagert wäre. Die Angabe erfolgt als %-Satz des Ist-Zustandes, wobei ein Wert grösser als 100% einer Entzerrung bzw. kleiner 100% einer Verdichtung entspricht. Hierbei ist zu beachten, dass die Angabe der Auslastung nichts mit dem Bedarf für zukünftigen Zuwachs (Reserve) zu tun hat.
  
  

2.2 Zukünftige Situation

• Art, Typ und Ausstattung der zukünftig zum Einsatz kommende Lagertechnik (analog zur Erfassung des Ist-Zustandes)

• Zukünftige Dimensionen der Lagertechnik, insbesondere ist hier die Fachbodentiefe von Belang, da diese das Hauptkriterium der Standardisierung ist (in der Regel wird der Bedarf über das Volumen bestimmt, bei Gemälden über die Vertikalfläche bzw. bei Freiaufstellung, Verschiebepodesten und Schränken über die Grundfläche).

• Zukünftige Gebinde (z.B. Laden, Stapelbehälter, Paletten, Bügel, Schachteln,

  Mappen etc.)

• Zukünftiger Reservebedarf (R) für Zuwachs (Reserve in % bzw. als Faktor). Die Reserven werden bereichs- oder gruppenweise aufgrund museumsinterner Schätzungen definiert.

Für weitere Schritte in der Planung können zusätzliche Aspekte wie Gewicht, Sondergrößen, Schädlingsbefall, Giftbelastung, Anforderungen an Klima, Sicherheit etc. erfasst werden. Diese sind jedoch nur sekundär für die Planung der Depoträume und der Lagertechnik relevant. Sie fließen daher oft auch sammlungs- oder bereichsweise in die Diskussion ein und werden oft nicht im Detail erfasst.

3. Datenaufbereitung

Die erfassten, unbearbeiteten Rohdaten ergeben kein systematisches Bild des zukünftigen Bedarfs an Lagertechnik sondern müssen zur Auswertung vereinheitlicht und gängigen Standards angepasst werden (z.B. einheitliche Fachbodentiefen oder Regalhöhen). Zuweilen werden auch grundsätzliche Änderungen bei der Aufbewahrung von Objekten vorgenommen (z.B. bei Kostümen der Wechsel von hängender Lagerung an Bügeln zu liegender Lagerung in Schachteln). Diese Standardisierungsschritte erfolgen mit den Soll-Daten, wobei die Originaldaten stets erhalten bleiben. Bei der Erfassung über die Objektmaße ist zudem der zur Einlagerung notwendige Freiraum, der ein Objekt umgibt, zu berücksichtigen. Jeder Datensatz ist auf seine Sinnhaftigkeit für die Umsetzung zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen oder zu korrigieren. Diese Überprüfung erfordert nebst der Kenntnis der Sammlungsbestände sehr gute Kenntnisse der optimalen Lagertechnik für bestimmte Objektgruppen beziehungsweise der auf dem Markt verfügbaren Lagertechnik insbesondere auch von möglichen Sonderlösungen. Etwa 80 – 90 % der lagertechnischen Bedürfnisse in Museen lassen sich mit marktgängigen Standardlösungen abdecken. Für den Rest sind Anpassungen bestehender Systeme oder spezifische, z.T. auch aufwendige Sonderkonstruktionen erforderlich.

3.1 Technische Parameter

Die sogenannten technischen Parameter ermöglichen zusammen mit den erhobenen Daten, konkrete Angaben zu Art, Typ, Ausstattung und Menge der erforderlichen Lagertechnik unter Berücksichtigung örtlicher Gegebenheiten zu erhalten. Diese Angaben (z.B. Anzahl Laufmeter oder Anzahl Wagen eines Regaltyps) sind dann im weiteren Planungsprozess durch Architekten und Fachplaner verwertbar.

Um die erhobenen Daten sinnvoll auf eine zukünftige bauliche Situation hin auswerten zu können, müssen verschiedene Annahmen getroffen werden:

• zukünftige Raumhöhe (RH)

Als Faustregel gilt, Raumhöhe abzüglich 50 cm ergibt die maximale Bruttohöhe der Lagertechnik. Der Freiraum von 50cm über den Anlagen bietet in der Regel genügend Platz für die erforderliche Klimatechnik und die Beleuchtung.

• zukünftige Regal-Nutzhöhe (RNH)

Effektiv lagertechnisch nutzbare Höhe; bei Verschieberegalanlagen ist diese ohne die Höhe des verschiebbaren Unterbaus (Wagen). Daraus lässt sich unter Verwendung des Lagervolumens und der Fachtiefe der Regalbedarf in Laufmeter nach Regaltyp ermitteln.

• zukünftige Regal-Nutzlänge (RNL)

Daraus lassen sich unter Verwendung des Lagervolumens, des Regalbedarfs in Laufmeter, der Regalnutzhöhe und der Fachtiefe die Anzahl Regale bzw. Wagen in einem Fahrregal nach Regaltyp ermitteln.

• zukünftige Anlage Fachbodenbreite (FB)

Daraus lässt sich näherungsweise unter Verwendung von Laufmeter (lm) Fachboden die mutmaßlich benötigte Stückzahl eines Fachbodentyps (ohne den obersten, meist nicht belasteten sogenannten Kopfboden) ermitteln.

• zukünftige Breite des Bedienganges (BG) bei fix aufgestellten Regalen

Daraus lässt sich unter Berücksichtigung der Regallängen die Nettolagerfläche inkl. Bedienfläche ermitteln.

• Zuschlag zur Nettolagerfläche in % für Bediengang und Verkehrswege innerhalb einer Depotzelle,

  basierend auf einem Standardraster (800cm x 800cm) und einer Standardzellengrösse kann der benötigte Zuschlag für Bediengang und Verkehrswege definiert werden. Dieser Zuschlag ist direkt abhängig von Art (fix/verfahrbar), Typ (z.B. Fachbodenregla, Weitspannregal, Kragarmregal) und Tiefe der Lagertechnik bzw. der dazu genutzten Hilfsmittel wie Podestleitern Stapler etc.

Diese technischen Parameter können in der Datenbank auch später noch gruppenweise angepasst werden, um auf veränderte bauliche oder technische Voraussetzungen zu reagieren.

3.2 Zuschläge und Faktoren

Innerhalb der Datenbank werden Faktoren verwendet, um gewisse Sonderangaben in der Auswertung zu berücksichtigen.

V = Vervielfachung: Optimierung des Ist-Zustands, um zukünftig eine konservatorisch angemessene Lagerung zu erreichen. Dieser Faktor wird bei der Ist-Zustandserhebung erfasst.

R = Reserve für künftigen Zuwachs: Dieser Faktor wird in der Regel bereichs- oder gruppenweise erfasst.

A = Anzahl gleiche Einheiten: z.B. gleiche Fächer, Schubladen oder Schränke. Dies ermöglicht eine vereinfachte Erfassung.

Z = Zuschläge: Rahmen-, Fachboden- und Traversenstärke, wenn die Maße im Licht (Nettomaße ohne Lagertechnik) aufgenommen wurden. Diese Angaben sind je nach Art der Datenerfassung zur Verbesserung der Genauigkeit der Volumenerfassung sinnvoll. In der Regel werden jedoch Bruttomasse verwendet.

D = Dimensionsänderung: technischer Korrekturfaktor, wenn die Dimensionen zwischen IST und SOLL markant verändert werden und dadurch der Flächenbedarf (z. B. Fachboden) verzerrt würde.

 3.3 Zusätzliche Module

Zusätzliche Module dienen der raschen Berechnung von Auszuggittern, dem Bedarf an Gemäldeschubern, Grafikschubladen und von ganzen Fahrregalanlagen. Zudem lassen sich bestehende Depotflächen zwecks Vergleich mit dem errechneten (synthetischen) Flächenbedarf erfassen und mit den effektiven Mietkosten korrelieren.

4. Datenauswertung

Beispiel einer möglichen Auswertung der Daten in der Datenbank StorageScan 24.14 (andere Gliederungen, sowie weitere Parameter wie z.B. Laufmeter Fachboden sind möglich)

4.1 Gliederung der Auswertung

Standardmäßig ist eine Auswertung nach Bereich, Teilbereich, Typ Lagertechnik, Ausstattung und Tiefe möglich. Mindestens müssen jedoch Bereich, Lagertechnik-Typ (neu) und Tiefe (neu) gewählt sein. Weitere Gliederungen sind auch nach weiteren Angaben wie z.B. Sachgebiete, Klima, Materialgruppen (neu), Standort (neu) etc. möglich.

4.2 Auswertungsbeispiel in der Datenbank StorageScan

• Regaltiefe, Gitterabstand

Die Tiefe (Spalte: Fachboden- oder Regaltiefe) bezeichnet üblicherweise die Tiefe eines Fachbodens oder Regals, bei ausziehbaren Gittern für Gemälde auch der notwendige Achsabstand zwischen zwei Gittern. Es Ist zu beachten, dass der achsabstand nicht dem lichten Abstand Gitter zu Gitter entsprich, ad vom Achsabstand noch die gitterstärke abzuziehen ist.

• Laufmeter Fachboden / Ebenen

Die Auswertung ergibt die Anzahl benötigter Laufmeter nuchtbaren Fachbodens eines bestimmten Typs (Tiefe). Hier ist zu beachten, das der nicht belastete Kopfboden hier nicht enthalten ist.

• Feldbreite

Mit der Feldbreite wird die benutzte Fachbodenbreite definiert. Aus der Anzahl Laufmeter Fachboden und der Feldbreite errechnet sich die benötigte Anzahl.

• Fläche der Fachböden oder Ebenen

(Spalte: Fläche m2, FB oder Ebenen)

• Anzahl Felder

Aus Volumen, nutzbarer Regalhöhe, Fachtiefe und Feldbreite lässt sich die Anzahl der Felder berechnen.

• Anzahl Schubladen

Anstelle von Fachböden sind auch Schubladen möglich, die in die gleichen Rahmen eingehängt werden.

• Volumen

Aus den erhobenen Daten lässt sich das erforderliche Volumen an Lagertechnik, gegliedert nach Typ der Lagertechnik ermitteln. Das Volumen bezeichnet das Bruttovolumen inkl. Rahmen, Fachboden/Traversen etc.

Bei der Freiaufstellung von Objekten und der Aufstellung auf Möbelpodesten hat das Volumen keine Bedeutung im Gegensatz zur beanspruchten Grundfläche.

• Laufmeter Regal, einseitig

Aus dem Volumen lässt sich mittels der festgelegten zukünftigen Dimension der Lagertechnik und des Parameters „nutzbare Regalhöhe“ die Anzahl Laufmeter eines bestimmten Regaltyps bestimmen.

• Grundfläche netto

Netto Grundfläche der Lagertechnik ohne Bediengang  und  ohne erschließende Verkehrsfläche

• Grundfläche brutto inkl. Bediengang und Hauptverkehrswege

 Gesamthaft erforderliche Depotfläche

• Einheiten

Bei Verschieberegalanlagen kann unter Verwendung der Parameter „Regaltiefe, „Nutzhöhe“ sowie „Regalnutzlänge“ die Anzahl Regale bzw. Einzelwagen ermittelt werden.

Bei feststehenden Regalen ergibt der Wert die Anzahl Regaleinheiten.

• Gitterfläche einseitig

Die Gitterfläche bezeichnet die benötigte Vertikalfläche in m2.

• Gitteranzahl (Doppelgitter)

Bei Gemäldegittern lässt sich aufgrund der Gitterfläche bei Vorgabe von Gitterhöhe und -breite die Anzahl benötigter Gitter (doppelseitige Gitter) bestimmen.

5. Weiterverarbeitung der Resultate aus dem Mengengerüst

Die aus der Erhebung des Mengengerüsts resultierenden Daten ermöglichen es, unter Berücksichtigung der Bedien- und Verkehrsflächen eine zur Verfügung stehende Depotfläche mit der nötigen Lagertechnik zu beplanen bzw. aus dem Flächenbedarf für die Lagertechnik entsprechende Raumgrößen (Nutzungsflächen NUF) zu definieren. Im Rahmen der Definition des Raumprogramms für ein Gesamtprojekt sind im Weiteren die Büro-, Arbeits- und Funktionsräume zu berücksichtigen. Gemeinsam mit den Hauptverkehrs- und Technikflächen ergibt dies die sogennnte Nettogrundfläche (NUF). Um den Bruttogrundflächenbedarf zu ermitteln sind zudem die Konstruktionsflächen (Wände) hinzuzurechnen.

Sinnvollerweise werden in der weiteren Diskussion um Projektkosten stets die Flächen als Bruttogrundflächen (BGR) unter Angabe der zugewiesenen Raumhöhen verwendet, da diese die umfassendste Flächenangabe im Bauwesen ist.

Der Vorteil der Datenbank liegt darin, dass die Daten schnell und strukturiert erfasst sowie ausgewertet werden können. Durch die Parametrisierbarkeit der Datenbank ist es möglich, kurzfristig auf neue Gegebenheiten im Verlaufe eines Planungsprozesses zu reagieren (z.B. auf veränderte Raumhöhen oder Stützenraster) und binnen kürzester Frist die Auswirkungen auf den Platzbedarf für die Lagertechnik zu benennen.

6. Bedarfserhebung am Beispiel des Kunsthistorischen Museums in Wien

Im konkreten Falle des Kunsthistorischen Museums in Wien wurde das Mengengerüst an fünf Depotstandorten in zwei konzentrierten mehrtägigen Kampagnen durch zwei Personen vor Ort erfasst. Einzig im Bereich der Gemälde sowie der zu diesem Zeitpunkt noch zusammengefalteten Tapisserien und Monturen konnte sinnvollerweise auf die (Objekt-)Angaben in der Museumsdatenbank bzw. der Kuratoren und Konservatoren-Restauratoren zurückgegriffen werden. Die Auswertung und Vereinheitlichung der erhobenen Datensätze erfolgte in mehrtägiger Kleinarbeit. Aufgrund des ausgewerteten Mengengerüsts wurde der Bedarf an Lagertechnik der verschiedenen Typen ermittelt und dieser mit den baulichen Gegebenheiten (Raumdimensionen, klimatische Anforderungen etc.) abgestimmt. Daraus liess sich sodann die Belegung der Räume im Detail festlegen sowie die europaweite Ausschreibung der Lagertechnik erstellen. Letztere erfolgte unterteilt in mehrere Lose, um jeweils den für den jeweiligen Lagertyp geeigneten Anbieter (Bestbieter) zu finden.

Kontakt: Joachim Huber

StorageScan 24.xx
Die von uns entwickelte Datenbank StorageScan ist ein ausserordentlich mächtiges und komplexes Hilfsmittel und entspricht unserer persönlichen Arbeitsweise. Sie wird dauernd den aktuellen Kundenbedürfnissen entsprechend optimiert. Ohne die Erfahrung und das Hintergrundwissen zur Lagertechnik und zur Programmierung der Datenbank ist sie durch Dritte kaum einsetzbar. Sie wird daher auch nicht als Software verkauft. Gegebenenfalls kann nach einer ca. 1-tägigen Schulung die Erfassung der Daten für ein Mengengerüst durch Museumsmitarbeiter erfolgen. Die Auswertung erfolgt jedoch sinnvollerweise durch uns, um sämtliche Möglichkeiten auszuschöpfen. Vorzugsweise führen wir selber die Erfassungskampagene zusammen mit einem/einer Mitarbeiter/-in des betroffenen Museums durch.